Dossier-inzage geeft vaak problemen, ook bij de raad voor de kinderbescherming.

Aan de Raad voor de Kinderbescherming, Landelijk Bureau
t.a.v. dr mr G. Cardol en mr G. Verweij
Postbus 19202
3501 DE Utrecht

Haarlem, 11 januari 2013

Zeer geachte heer Cardol, zeer geachte heer Verweij,

Op 13 december 2010 hebben mevrouw Alice Jansen en ik met u gesproken. Een van de gespreksonderwerpen was inzage door ouders in het dossier. U beiden hebt toen gezegd “een kopie van het dossier moet zonder meer en zonder vertraging verstrekt worden; vragen als “waar hebt u het eigenlijk voor nodig” zijn ongepast; men moet rustig kunnen bekijken waar men kopie van wil ontvangen.”
De website van de raad voor de kinderbescherming is daarmee geheel in overeenstemming.

In Deskundigheid in het geding, proefschrift van Boukje van den Berg (Groningen december 1999) staat op pag. 79: “Het Normenrapport II regelt het recht op inzage van stukken tijdens het begin en de voorbereiding van de verzoekschriftprocedure. Dit betekent feitelijk dat betrokkenen op dit inzagerecht een beroep kunnen doen tijdens het lopende onderzoek van de maatschappelijk werker.”

Toch blijken ouders soms problemen te hebben met inzage. Een van de redenen die gegeven worden om niet het hele dossier te laten inzien is dat het dossier nog in bewerking is. Alice Jansen is deze week met een moeder mee geweest voor een inzage, en heeft geconstateerd dat deze moeder een vrijwel leeg dossier voorgelegd kreeg (“dat kan niet anders, het is in bewerking”).

Onze vraag aan u is: Wat raadt u ouders aan te doen in zo’n geval?

Met vriendelijke groet,

Gedateerd 28 januari kwam er het volgende antwoord:
brief rvdk



Heel interessant is uiteraard de vraag wat precies werkaantekeningen zijn. Wij hebben de kwestie voorgelegd aan het Ministerie van Justitie op 27 februari 2013. 

Aan de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie
Postbus 20301
2500 EH ‘s-Gravenhage

Haarlem, 27 februari 2013

Excellentie,

Gedateerd 28 januari 2013 heeft stichting Kinderen-Ouders-Grootouders een brief ontvangen van het landelijk bureau van de Raad voor de Kinderbescherming met kenmerk LB2013/GC0035. Kopie van de brief sluit ik bij.

Wij maken uit deze brief op, dat cliënten van de Raad voor de Kinderbescherming niet alle bouwmaterialen van de rapportages (“werkaantekeningen”) mogen inzien, terwijl anderen dan de schrijvers die wel te zien krijgen. Waartoe bevinden deze zich anders in het dossier?
De website van de Raad voor de Kinderbescherming spreekt van “het dossier van de Raad, waarin alle gegevens van het kind en het gezin bewaard worden”.
Noch artikel 6 EVRM, noch de Awb, noch de WBP, noch de Wet op de jeugdzorg, noch het Kwaliteitskader 2013 laten ruimte voor het slechts ten dele ter inzage geven van persoonsgegevens.
Wij kunnen ons niet aan de indruk onttrekken dat de Raad werkt met een schaduwdossier.
De Raad lijkt de regeling te misbruiken dat persoonlijke werkaantekeningen uitgezonderd zijn van inzage, door persoonsgegevens (professionele) werkaantekeningen te noemen en ze daarmee niet ter inzage te geven aan cliënten. De Raad voedt hiermee het wantrouwen dat toch al heerst tegen de Raad.

Wilt u ons laten weten
- hoe u gaat controleren of cliënten inzage krijgen in het gehele dossier
- tot wie cliënten van de Raad wier rechten geschonden worden zich kunnen wenden.

Met gevoelens van hoogachting,

Antwoord:

Ministerie van Veiligheid en Justitie

Landelijke Organisatie Kinderen - Ouders - Grootouders t.a.v. mevrouw T.P. Barendse - Cornelisse Koninginneweg 90 2012 GR HAARLEM
Datum 3 mei 2013
Onderwerp Uw brief van 27 februari 2013

Directoraat-Generaal Jeugd en Sanctietoepassing
Directie Control, Bedrijfsvoering en Juridische Zaken
Afdeling Juridische en Internationale Zaken
Turfmarkt 147 2511 DP Den Haag Postbus 20301 2500 EH Den Haag www.rijksoverheid.nl/venj
Contactpersoon G. van Haperen
T 070 370 43 27 F 070 370 75 07

Geachte mevrouw Barendse - Cornelisse,
Op 27 februari jl. heeft u een brief gestuurd over het inzagerecht van dossiers bij de Raad voor de Kinderbescherming (de Raad). Allereerst bied ik u mijn verontschuldigingen aan dat ik nu pas uw brief kan beantwoorden. De tijd die het heeft gekost om nadere informatie op te vragen omtrent uw brief heeft voor vertraging gezorgd. In reactie op uw brief informeer ik u als volgt.
Uw brief
In uw brief uit u uw ongenoegen over het feit dat het voor cliënten niet mogelijk is om de 'werkaantekeningen' in hun dossier te mogen inzien. U bent van mening dat hiervoor geen wettelijke grondslag is en heeft de indruk dat de Raad werkt met een zogenaamd schaduwdossier. U wilt graag weten hoe het ministerie gaat controleren of cliënten inzage krijgen in het gehele dossier en tot wie cliënten zich kunnen wenden als hun rechten zijn geschonden. 'i
Overwegingen ten aanzien van uw brief
Het relevante juridisch kader ten aanzien van uw vraag is als volgt. Op grond van artikel 35 Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) heeft een ieder het recht om zich vrijelijk en met redelijke tussenpozen tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek om inzage in de gegevens die over hem verwerkt worden. Uit jurisprudentie (Hoge Raad 29 juni 2007, UN:AZ4663) volgt dat de betrokkene recht heeft op een volledig overzicht, afhankelijk van de situatie in de vorm van het verstrekken van afschriften, kopieën of uittreksels. Het recht op inzage heeft echter geen betrekking op interne notities die de persoonlijke gedachten van medewerkers en verantwoordelijken bevatten en uitsluitend zijn bedoeld voor intern overleg en beraad. Met andere woorden, de cliënt krijgt desgewenst inzage in de gegevens die de Raad over hem of haar verwerkt. Maar conform de Wbp en het Kwaliteitskader van de Raad behoren werkaantekeningen daar niet toe. Wat wel onder het inzagerecht valt, is een definitief rapport dat opgemaakt is uit dergelijke notities (Hoge Raad 8 februari 2013, UN:BY4196)..".
De Raad handelt dus in overeenstemming met de Wbp wanneer het in lijn met het Kwaliteitskader de werkaantekeningen niet ter inzage verstrekt aan de betrokkene na een verzoek om inzage, zo bevestigt ook de uitspraak in hoger beroep van de Afdeling Bestuursrechtspraak van Raad van State van 26 maart 2008 in een vergelijkbaar inzageverzoek bij de Raad (UN:BC7603).
Gelet op het bovenstaande is er geen aanleiding voor mijn ministerie om te controleren of cliënten inzage krijgen in het gehele dossier.
Indien er aanleiding is voor een cliënt, die inzage heeft gekregen in zijn gegevens bij de Raad, om aan te nemen dat sprake is van het bijhouden van een schaduwdossier, dan kan de cliënt dit vervolgens (met reden omkleed) aankaarten bij de Raad. De Raad zal dan aannemelijk moeten kunnen maken dat hiervan geen sprake is. Mocht de cliënt niet overtuigt zijn, staat ook nog de gang naar de rechter open.
Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend,
S. van 't Wout
Hoofd afdeling Juridische en Internationale Zaken
De Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie, namens

Nico Mul:
Tot je teleurstelling: die brief is correct.
Tot jouw vreugde misschien; deze brief is NIET volledig: ieder wiens gegevens in een bepaalde administratie zitten heeft recht op ALLE stukken die DEEL UIT MAKEN van de besluitvorming. Als er 'werkaantekeningen' aanwezig zijn die daarvan deel uitmaken, heb je daar recht op! persoonlijke aantekeningen die dus NIET deel uit maakten van de besluitvorming heb je geen recht op. Bijvoorbeeld een memo met de opmerking 'moeder loopt altijd op sandalen' (fictief) als dat bij de besluitvorming geen enkele rol speelt.

Of die 'werkaantekeningen' er zijn kan je mogelijk halen uit contactjournaals: zijn er telefoongesprekken geweest waar niets over te vinden is in het dossier? Waar geen aantekening van is WAT er besproken is? Dan MOET er een 'werkaantekening' zijn! Dit is een kwestie van zeer zorgvuldig dossier bestuderen.

De wettelijke grond van het recht op die werkaantekeningen is zowel AwB als art 6 EVRM: je hebt altijd recht op 'equality of arms': alle partijen dienen over alle informatie / stukken te beschikken in een procedure!