Stichting KOG
U bekijkt nu de pagina: De Cliëntenraad
<< vorige pagina   
print pagina
 
Onderstaande tekst valt onder het auteursrecht. Wie er iets anders mee wil doen dan uitprinten voor eigen gebruik, moet contact opnemen met kog@upcmail.nl .

 

 

Aan het werk in de cliëntenraad

 


bekorte en aan de Wet op de jeugdzorg aangepaste tekst van ‘Aan het werk in de cliëntenraad
ISBN 90 76397 023 (niet meer verkrijgbaar in de boekhandel). Het oorspronkelijke boekje is tegen alleen de verzendkosten verkrijgbaar bij Collegio (t.a.v. de heer Lex Jansen) in Utrecht.

1. De cliëntenraad
    Waarom een cliëntenraad?
    Cliëntenparticipatie tenslotte in de wet
    Wat is de cliëntenraad?

2. Wat mag, kan en moet de cliëntenraad
    Wat bepaalt de wet, de directie en de cliëntenraad zelf?

3. Hoe te beginnen
    Het initiatief nemen
    Stappen die gezet moeten worden

4. Waarmee houdt de cliëntenraad zich bezig?
    Alle begin is moeilijk
    Waarover praat de cliëntenraad?
    Het raadplegen van de achterban
    Het werven van nieuwe leden

5. Vuistregels bij vergaderen
    Voorzitten en andere taken
    Enkele moeilijkheden bij de agendavorming
    Advies geven

6. De cliëntenraad tussen andere organen en activiteiten
    Jongeren en de ouders in één cliëntenraad
    De cliëntenraad per afdeling (vestiging) in combinatie met jongerenraad en ouderraden
    Het klachtrecht en de cliëntenraad
    Cliëntenparticipatie is meer dan een cliëntenraad

7. Ondersteuning en advies
    Taak en functie van de ondersteuner
    Deskundigheidsbevordering
    Onderlinge uitwisseling van ervaringen

8. Wanneer gaat het goed?

Wet op de Jeugdzorg, hoofdstuk X Medezeggenschap

Modelregeling medezeggenschap cliënten

Het veld van de jeugdzorg

Organisaties die opkomen voor de belangen van de cliënten

Enkele literatuurverwijzingen


Voorwoord

Het boekje ‘Aan het werk in de cliëntenraad’ was het vervolg op het congres ‘Jeugdzorg, maak er wat van!’ op 3 april 2002.

Het congres was bedoeld als ondersteuning bij de initiatieven om een cliëntenraad op poten te zetten en te laten draaien.

U vindt hier enkele bevindingen van het congres, basisinformatie (wetsartikel over medezeggenschap), technische informatie met vergadertechnieken en organisatie van een cliëntenraad, en interviews over ervaringen in een cliëntenraad.Een belangrijke bijdrage is daaraan geleverd door leden van al geïnstalleerde cliëntenraden, zowel jongeren als ouders. Ook zijn er gesprekken gevoerd met de Raad voor de Kinderbescherming en de inmiddels opgeheven Vereniging van Directeuren van Gezinsvoogdij-instellingen.


I De cliëntraad

Waarom een cliëntenraad?

In de jeugdhulpverlening gaat het over ouders en jongeren. U bent de klant. Dat betekent dat hulp en ondersteuning alleen kunnen slagen als er goed wordt samengewerkt. Hierbij gaat het niet alleen om de individuele hulpverlening die wordt vastgelegd in het behandelingsplan, maar ook om de manier waarop de hulp georganiseerd wordt. Over dat laatste gaat het in de cliëntenraad.

Als het goed is heeft binnenkort iedere instelling voor jeugdhulpverlening een cliëntenraad. De Wet op de Jeugdhulpverlening stelt dat al sinds eind 1997 verplicht. De gedachte dringt ook langzamerhand door dat de inbreng van jongeren en ouders noodzakelijk is voor verbetering van de kwaliteit van de hulpverlening. Zij weten immers wat het bijvoorbeeld betekent om:

 

 

 

  • te moeten accepteren dat anderen zich intensief met jouw leven bemoeien
  • regelmatig iemand in je huis te (moeten) ontvangen (intensieve thuiszorg)
  • je machteloos te voelen omdat je zelf om hulp vraagt maar soms ervaart dat er bij het zoeken naar oplossingen niet naar je geluisterd wordt
  • via een maatregel van de kinderrechter onder toezicht gesteld te worden
  • ondanks alle conflicten en moeilijkheden ook een aantal dingen recht te houden, zonder dat dat gezien wordt, laat staan gewaardeerd
  • onduidelijke informatie te krijgen
  • naar de professionele hulpverleners te moeten luisteren die in onbegrijpelijk vakjargon praten

Voor de jongeren en ouders betekent de cliëntenraad dat:

 

 

  • hun mening gevraagd wordt over de plannen die de instelling heeft
  • zij zelf voorstellen kunnen doen om de hulpverlening te verbeteren
  • zij aan de directie en andere medewerkers duidelijk kunnen maken wat belangrijk is
  • zij samen met de medewerkers van de instelling de kwaliteit van de hulpverlening kunnen verbeteren

Voor de medewerkers van de instelling is een goed functionerende cliëntenraad van groot belang omdat:

 

 

  • zij hierdoor worden geïnformeerd over wat ouders en jongeren belangrijk vinden
  • vragen en problemen aan ouders en jongeren voorgelegd kunnen worden
  • zij verrassende en bruikbare ideeën krijgen aangereikt
  • de kwaliteit van het werk erdoor wordt verhoogd
  • hun -toch altijd eenzijdige- manier van kijken erdoor wordt aangevuld

Cliëntenparticipatie tenslotte in de wet.

De cliëntenraad is een van de vormen waarmee de wetgever duidelijk wil maken dat degenen die op de hulp zijn aangewezen, de cliënten, rechten hebben en een stem in de vormgeving van de hulp. Andere in de wet genoemde rechten zijn:

 

 

  • recht op informatie
  • in overleg opstellen van een behandelingsplan
  • klachtrecht

Een cliëntenraad kan alleen goed werken als de cliënt, jongere en ouder, actief wil zijn.

Dit kan door:

 

 

  • lid te worden van de cliëntenraad
  • lid te worden van de jongerenraad
  • deel te nemen aan overleg met ouders
  • te reageren op vragen van de cliëntenraad
  • de cliëntenraad in zijn initiatieven te steunen
  • punten voor de agenda door te geven

Andere vormen van cliëntenparticipatie.

In de wet wordt alleen gesproken over de cliëntenraad. Maar er zijn ook andere vormen van cliëntenparticipatie zoals de soms al veel langer bestaande jongerenraden, ouderraden en oudergespreksgroepen. Ook het jongerenoverleg (of de huisvergadering) van medewerkers en jongeren ‘op de groep’ (residentiële en semi-residentiële hulpverlening) is een belangrijke vorm van cliëntenparticipatie. Het biedt jongeren de mogelijkheid heel direct mee vorm te geven aan de organisatie van de hulpverlening omdat ze er met hun eigen medewerkers over in gesprek gaan. Deze vormen van participatie bieden verschillende mogelijkheden en vullen elkaar aan. (Zie ook onder: Cliëntenparticipatie is meer dan een cliëntenraad)

Wat is de cliëntenraad?

De cliëntenraad vertegenwoordigt de cliënten. Het is een officieel orgaan vergelijkbaar met de ondernemingsraad. De directie moet er onder meer haar jaarplannen en begroting mee bespreken. Ook over belangrijke veranderingen binnen de organisatie, een fusie of het aanstellen van een nieuwe directeur, moet advies gevraagd worden aan de cliëntenraad.

De cliëntenraad heeft in de wet vastgelegde rechten:

 

 

  1. Adviesrecht
  2. Het recht ongevraagd advies te geven
  3. Recht op informatie
  4. Voordrachtsrecht voor de benoeming van een bestuurslid
  5. Andere rechten die door de cliëntenraad en de directie worden toegevoegd

Het adviesrecht heeft betrekking op organisatorische veranderingen en het benoemen van de directeur.

Het geven van ongevraagd advies: de cliëntenraad heeft het recht om over alle zaken die hij belangrijk vindt, advies te geven aan de directie. De cliëntenraad kan ook aangeven zich ongerust te maken over bepaalde ontwikkelingen of ergens graag bij betrokken te willen worden.

De directie is verplicht om de cliëntenraad alle informatie te geven die hij nodig heeft om zijn adviesrecht te kunnen uitoefenen. Tenminste eenmaal per jaar moet de cliëntenraad worden geïnformeerd over de ontwikkelingen. Aan de orde moeten minstens komen de begroting, het jaarverslag en het beleids- en planwerk.

Het voordrachtsrecht voor de benoeming van een bestuurslid: De cliëntenraad mag iemand voordragen voor het bestuur. Hierbij gaat het om iemand van buiten de instelling van wie de cliëntenraad vindt dat hij of zij geschikt is voor de functie en oog heeft voor de belangen van de clienten.

De directie kan in overleg met de cliëntenraad ook andere rechten toekennen aan de cliëntenraad.


II Wat mag, kan en moet met de cliëntraad.

Wat bepaalt de wet, de directie en de cliëntenraad zelf?

1. Wat regelt de wet?

De wet op de jeugdhulpverlening geeft de kaders aan. Dat wil zeggen: de wet schrijft voor dat er een cliëntenraad moet zijn met een formeel door de directie vastgesteld reglement.

Daarin moet zijn vastgelegd:

 

 

  • Uit hoeveel leden – minimaal en maximaal – de raad bestaat
  • Hoe de leden worden benoemd
  • Welke personen lid kunnen zijn
  • Hoe lang iemand lid kan blijven
  • Over welke middelen de cliëntenraad kan beschikken

De wet stelt de volgende voorwaarden:

 

 

  • de samenstelling moet representatief zijn, dus bestaan uit vertegenwoordigers van de verschillende onderdelen van de instelling
  • de leden moeten in staat zijn de gemeenschappelijke belangen te behartigen
  • tenminste twee plaatsen moeten worden ingenomen door jeugdigen tenzij er een goede reden is om hiervan af te wijken

Mocht er door gebrek aan belangstelling van de cliënten geen cliëntenraad zijn, dan is de directie verplicht om ten minste een keer per twee jaar een nieuwe poging te doen.

Het is aan de cliëntenraad om in overleg met de directie de cliëntenraad vorm te geven. Zowel in vormgeving als manier van werken zijn er grote verschillen tussen cliëntenraden. Voor een deel zijn die verschillen terug te brengen op het feit dat het bijvoorbeeld om een Bureau Jeugdzorg gaat of om een residentiële voorziening. De verschillen heben ook te maken met persoonlijke voorkeuren van cliëntenraadsleden en met de manier waarop directie en medewerkers met hen in overleg gaan. We zitten in een overgangsfase. In de huidige wet zijn de gezinsvoogdijinstellingen zelfstandige organisaties met een eigen cliëntenraad. Als de Wet op de Jeugdzorg ook door de Eerste Kamer wordt aangenomen, gaan zij deel uitmaken van het Bureau Jeugdzorg.

2. Wat regelt het door de directie en cliëntenraad samen vastgestelde reglement?

De rechten van de cliëntenraad moeten dus worden vastgelegd in een reglement. Dit is een officiële overeenkomst tussen de cliëntenraad en de directie van de instelling. Op deze website vindt u een modelreglement dat de basis kan vormen voor een eigen reglement. Op grond van eigen voorkeuren kunnen hieraan punten worden toegevoegd.

De samenstelling

De wet zegt hierover: “De cliëntenraad moet redelijkerwijs representatief zijn samengesteld en redelijkerwijs in staat zijn hun gemeenschappelijke belangen te behartigen.” Hierbij kan gedacht worden aan een vertegenwoordiging van de verschillende vormen van hulpverlening die in de voorziening aanwezig zijn.
Er moeten tenminste twee plaatsen zijn voor jeugdigen “tenzij kan worden aangetoond dat dit niet aangewezen is.” Veel cliëntenraden noemen een minimumleeftijd, bijvoorbeeld 12 jaar.

Het benoemen van de leden

Volgens de wet is het de directeur die bij de oprichting de eerste cliëntenraadsleden benoemt. Daarna regelt de cliëntenraad zelf de werving en voordracht. Voor de hand liggende vormen voor het werven van cliëntenraadsleden zijn:

 

 

  • een brief
  • voorlichtingsbijeenkomsten
  • mededelingenborden
  • via de medewerkers die direct contact hebben met ouders zoals de gezinsvoogden, maatschappelijk werkers en pedagogische medewerkers

In het reglement is vastgesteld hoe lang iemand lid kan zijn van de cliëntenraad. Veel raden gaan uit van twee jaar met de mogelijkheid tot verlenging van nogmaals twee jaar.

3. Wat regelt de cliëntenraad zelf in zijn huishoudelijk reglement (binnen de grenzen van de wet en het reglement)?

De praktische zaken m.b.t. het vergaderen, de contacten met de achterban en dergelijke, worden door de cliëntenraad zelf geregeld in een zogenaamd huishoudelijk reglement. Waar nodig worden in overleg met de directeur en de organisatie afspraken gemaakt over:

 

 

  • de plaats van vergaderen
  • de frequentie van vergaderingen met de directeur
  • manier waarop de cliëntenraad aan zijn informatie komt en welke stukken de cliëntenraad automatisch toegestuurd krijgt
  • de secretariële ondersteuning zoals het versturen van vergaderstukken, het vermenigvuldigen van het mededelingenbulletin, het opvragen van stukken, het maken van kopieën
  • de financiële vergoeding voor de leden
  • het budget van de cliëntenraad
  • de inhoudelijke ondersteuning
  • de manier waarop men in de cliëntenraad stemt
  • wie van de leden de spreekbuis naar buiten is

De financiën

Om zijn werk te kunnen doen moet de cliëntenraad over een eigen budget beschikken. Alleen dan kan er zelfstandig worden gewerkt. Bij het ontbreken van een eigen budget is de cliëntenraad immers verplicht voor iedere uitgave toestemming te vragen.

De volgende posten moeten worden overwogen:

 

 

  • vergaderkosten (koffie, thee etc.)
  • vergoeding reiskosten en andere te maken kosten zoals de oppas voor de kinderen thuis
  • vacatiegeld, dus vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen
  • bureaukosten (telefoon, porti, fax, kopieën, e-mail)
  • (externe) secretariële ondersteuning
  • deskundigheidsbevordering en scholing
  • contacten met andere raden
  • het raadplegen van derden

De vergaderingen

Over het algemeen wordt er zes tot acht keer per jaar vergaderd. Dat wil zeggen ongeveer een keer in de maand, de vakanties niet meegerekend. De agenda, het tijdstip en de datum stellen de leden met elkaar vast. De contacten met de directie zijn verschillend.

Voorzitter, secretaris en penningmeester

De leden van de cliëntenraad benoemen uit hun midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.

Maar het kan ook anders:
“Onze cliëntenraad heeft een onafhankelijke voorzitter. Wij hebben hiervoor gekozen omdat wij van mening zijn dat hierdoor de inbreng van zowel de jongeren als de ouders beter tot zijn recht kan komen. Beiden kennen een andere vergadercultuur.”

“Wij maken graag gebruik van de diensten van het secretariaat van de instelling als het gaat om het versturen van de post enzovoort, maar wij maken de notulen liever zelf. Het s wel veel werk, maar we willen echt onafhankelijk zijn.”

“Wij zouden graag ook een budget hebben voor het aantrekken van een notulist. Het zou ons veel werk uit handen nemen zodat we toekomen aan het maken van een nieuwsbrief.”

Ondersteuning vanuit de instelling
Voor het goed functioneren van een cliëntenraad is voldoende ondersteuning vanuit de instelling een voorwaarde. Dit kan op verschillende manieren.
Door:
ü secretariële ondersteuning bij onder meer het versturen van de stukken
ü inhoudelijke ondersteuning door een ondersteuner van de cliëntenraad
ü belangstelling voor en medewerking aan initiatieven van de cliëntenraad
ü actieve inzet van medewerkers bij het onder de aandacht brengen van de cliëntenraad bij jongeren en ouders.


III Hoe te beginnen

Het initiatief nemen

Wie neemt het initiatief?
Een of meer ouders? Enkele jongeren? De directeur?

In feite maakt het niet uit wie het initiatief neemt, in de praktijk is het vaak de directeur die een van de medewerkers vraagt om een aanzet te geven. Soms wordt er begonnen met het instellen van een werkgroep, die tot taak heeft de cliëntenraad voor te bereiden. Hopelijk werkt de directeur niet alleen mee om aan de wet te voldoen maar ook omdat hij ervan overtuigd is dat de instelling er veel profijt van heeft, omdat een goed functionerende cliëntenraad de kwaliteit verhoogt.

Tip voor de instelling

Werk de plannen niet te ver uit voor er overleg is met de cliënten die belangstelling voor een cliëntenraad hebben. Hiermee wordt het draagvlak vergroot en ervaren de clienten dat hun inbreng en betrokkenheid telt.

Maar ook cliënten kunnen het initiatief nemen. Als er in de instelling nog geen cliëntenraad is, is het belangrijk hierover met de directie in gesprek te gaan.

In dat geval zullen de eerste stappen zijn:

 

 

  • contact leggen met andere cliënten, ouders en jongeren
  • met de directeur bespreken of er bijvoorbeeld een werkgroep kan worden ingesteld
  • afspraken maken over de te nemen stappen

Stappen die gezet moeten worden

Er moet heel wat werk worden verzet voor er een goed functionerende cliëntenraad is. In de voorbereiding is een aantal fasen te onderscheiden.

 

 

 

te zetten stappen

werkzaamheden
Het eerste initatief Degenen die het initiatief nemen, zullen zich willen oriënteren op:
  - wat de wet
  - hoe een reglement er uit ziet
  - wat er geregeld moet worden
  - wat de ervaringen zijn van andere cliëntenraden


Deze eerste oriëntatie kan bijvoorbeeld uitmonden in het instellen van een werkgroep waarin zowel enkele medewerkers uit de instelling als geïnteresseerde cliënten zitting hebben. Mochten er nog geen contacten met cliënten zijn gelegd dan kan bijvoorbeeld een beroep worden gedaan op een cliëntenorganisatie zoals het Regionaal Patiënten Cliënten Platform.

 

 

 

 

Het voorbereidende werk Na de eerste oriëntatie komt er veel werk, ofwel voor een werkgroep, ofwel voor de ‘cliëntenraad in oprichting’:
  - of contact leggen met de directie, of met ouders en 
  jongeren, om...
  - een concept reglement op te stellen
  - ouders en jongeren te informeren over de plannen een
  cliëntenraad op te richten en hun de mogelijkheid geven
  zich kandidaat te stellen
  - overleggen met eventueel al bestaande jongerenraden of
  ouderraden
  - management en medewerkers informeren en zo mogelijk
  betrekken bij het benaderen van kandidaten
  - opstellen reglement
  - nadenken over huishoudelijk reglement en de
  ondersteuning
  - afspraken maken met de directie over o.m. het budget
  en de ondersteuning


Het werven van de eerste leden

Het formaliseren van de cliëntenraad In deze fase gaat het om

 

 

 

  • vaststellen reglement door de directie of de raad van bestuur
  • officieel installeren van de cliëntenraad
  • aanstellen van een ondersteuner
  • iedereen informeren over deze start en de contactmogelijkheid

Het op gang brengen

Tijdens de eerste vergaderingen zal er met name aandacht worden besteed aan

 

 

  • elkaar leren kennen
  • taken verdelen
  • informeren over de verschillende afdelingen in de organisatie en hun werkwijze
  • bekend raken met de communicatielijnen in de organisatie
  • kennis maken met contactpersonen, secretariaat etc.
  • regelen van de praktische punten (vergaderruimte, koffie etc.)
  • opstellen van huishoudelijk reglemen

Het eigenlijke werk kan beginnen!

Mocht de directie niet op het initiatief ingaan en niet meewerken, dan biedt de wet de mogelijkheid zich tot de kantonrechter te wenden.


IV Waarmee houdt de cliëntraad zich bezig?

Waarover praat de cliëntenraad?

Instellingen voor jeugdzorg zijn er in vele soorten en maten. Die verschillen hebben natuurlijk verregaande gevolgen voor de agenda van de cliëntenraad. Bovendien verschillen de opvattingen van de directies en de medewerkers en van de raadsleden ook nog eens. Dus wat een cliëntenraad kiest om in behandeling te nemen en soms ook hardnekkig aan vast te houden verschilt erg. Dat mag. Er is geen algemene richtlijn te geven voor wat in ieder geval aan de orde moet komen. In de ene situatie verdient het ene thema, in een andere situatie het andere thema voorrang. Bovendien is het aantal in principe denkbare onderwerpen duizelingwekkend. Een beperkte rondvraag bij enkele cliëntenraden leverde bij voorbeeld op:

 

 

  • de mobiele telefoon
  • de begroting van de cliëntenraad
  • alcohol- en drugsgebruik
  • de agressie van jongeren onderling
  • de activiteiten in het weekend
  • contacten van ouders en hulpverleners na een weekend thuis
  • klachtrecht
  • verdelen van werkzaamheden
  • contacten met de ouders
  • ouderavonden
  • regels op de groep
  • regionalisatie
  • een cliëntenvertrouwenspersoon voor ouders
  • een incident op de groep waaraan ook algemene kanten zitten
  • de nieuwsbrief
  • de informatiefolders voor de ouders

Als een raad over langere tijd gevolgd wordt, ziet men dat het zwaartepunt soms op de heel praktische activiteiten ligt. Bij andere raden op het reageren op beleidsstukken of op het signaleren van problemen.

Bij de ene cliëntenraad zullen de agendapunten meestal aangedragen worden door de directie, bij de andere door de leden of vanuit hun achterban.

Als zich een te grote eenzijdigheid aftekent, bijvoorbeeld altijd over geld, of altijd over de punten van de directie, doet de raad er goed aan te bezien of die eenzijdigheid doorbroken kan worden. Een middel hierbij kan bijvoorbeeld zijn:

 

 

  • het uitwisselen van ervaringen met andere raden
  • een studiebijeenkomst onder leiding van een externe deskundige

Het is plezierig als er vanuit de instelling duidelijke vragen komen. Dat betekent dat de cliëntenraad gezien wordt. Maar voor je het weet wordt de agenda beheerst door de stukken van anderen en kom je niet meer toe aan de vraag: wat vinden wij zelf belangrijk?

 

 

  • onze zorgen te uiten
  • vragen te stellen en op die manier duidelijk te maken wat wij belangrijk vinden
  • samen met de medewerkers onze mening te vormen over een onderwerp
  • aan te geven waarover onduidelijkheid bestaat
  • ons in landelijke ontwikkelingen te verdiepen om de hulpverlening binnen de instelling in een breder perspectief te plaatsen en te kunnen toetsen

Een cliëntenraad op het congres in 2002 heeft als enige punt op de agenda en zal dat als enige punt op de agenda houden tot het voldoende resultaten heeft opgeleverd: de rapportage. Deze raad is van mening dat, zolang de ouders niet tevreden zijn over de manier waarop er gerapporteerd wordt, alle andere onderwerpen loos gepraat zijn.

KOG is van mening, dat ook een goed permanent agendapunt voor alle cliëntenraden is de certificering door het College Bescherming Persoonsgegevens. Op 9 december 2003 heeft de CBP E-mailservice het volgende bericht gegeven: Het CBP heeft samen met een aantal beroepsorganisaties een systeem ontwikkeld voor auditing van verwerkingen van persoonsgegevens, waarbij het voldoen aan wet- en regelgeving resulteert in de afgifte van een goedkeurende verklaring en certificaat door een privacy-auditor. Het zogenaamde ‘privacycertificaat’wordt toegekend aan een specifieke rechtmatige verwerking van persoonsgegevens door een organisatie. Naar verwachting worden in het eerste kwartaal van 2004 de eerste verwerkingen gecertificeerd.

Het uitbrengen van advies over een door de directie voorgelegd punt
Als het goed is, informeert de directie de cliëntenraad in een vroeg stadium over de ontwikkelingen en over het feit dat er advies gevraagd gaat worden.
Het geven van een weloverwogen advies vraagt tijd. Dat kan alleen als de cliëntenraad de nodige stappen kan zetten, zoals meer informatie inwinnen en de juiste afwegingen maken.
Het uitbrengen van een advies kan zowel mondeling in het gesprek met de directie als schriftelijk. Op schrift stellen voorkomt misverstand. Om er zeker van te zijn dat de cliëntenraad hoort wat er met het advies gebeurt, kunt u de directie vragen om binnen een afgesproken tijd hierover te rapporteren. Nadat de cliëntenraad een positief advies heeft gegeven, dus met het voorgelegde beleid akkoord is gegaan, kan de directie het voorgenomen besluit uitvoeren en is de procedure afgerond.

Een afwijkend advies
Als met het voorgestelde beleid niet wordt ingestemd heeft de cliëntenraad recht op een overleg met de directie. Het doel van dit gesprek is het toelichten van ieders standpunt.
Dat kan tot gevolg hebben dat

 

 

  • het plan gewijzigd wordt
  • de cliëntenraad zijn advies herziet
  • ieder bij zijn standpunt blijft

Vervolgens zal de directie schriftelijk meedelen waartoe zij besluit. De directie is niet verplicht om het advies over te nemen. Wel is de directie verplicht schriftelijk toe te lichten waarom zij het advies van de cliëntenraad niet volgt.

Het raadplegen van de achterban

Een cliëntenraad vertegenwoordigt de ouders en jongeren die de cliënten zijn van de instelling. Dat betekent dat de raad bij het uitbrengen van een advies namens hen wil spreken. Maar ook, dat ouders en jongeren onderwerpen doorgeven waar de cliëntenraad aandacht aan zou moeten besteden. Dat is alleen mogelijk als er een goed contact is met die achterban. In de praktijk blijkt dat vaak moeilijk. Voor een jongerenraad is dat vaak eenvoudiger dan voor een cliëntenraad. Ouders komen elkaar nauwelijks tegen en zij reageren vaak niet op schriftelijk gestelde vragen.
Daarom zijn andere vormen van contact belangrijk zoals:

 

 

  • een mededelingenblad
  • een brief over het onderwerp met gerichte vragen
  • een website met emailadres
  • ouderbijeenkomsten
  • het aanspreken van ouders tijdens het halen of brengen
  • via bestaand overleg, zoals
    • jongerenraad
    • huisvergadering van jongeren met medewerkers
    • oudercommissie
    • oudercontactgroep
    • oudergespreksgroep

Om redenen van privacy behoren de instellingen terughoudend te zijn met het doorgeven van adressen. In dat geval kan de cliëntenraad aan de instelling vragen om:

 

 

  • de informatie voor de cliëntenraad te versturen
  • aan de ouders te vragen of zij er bezwaar tegen hebben dat hun naam en adres aan de cliëntenraad wordt doorgegeven

Het werven van nieuwe leden

Ouders en jongeren interesseren voor het werk van de cliëntenraad is vaak niet eenvoudig. Veel cliëntenraden krijgen daarmee te maken. Komt het doordat het in de praktijk nog nieuw is en weinig ouders op de hoogte zijn van de mogelijkheid om via een cliëntenraad bij de instelling betrokken te zijn? Als dat zo is wordt het op den duur makkelijker, en is het belangrijk informatie te geven over wat de cliëntenraad doet en bereikt.

Belangrijk is ook dat ouders en jongeren merken dat hun ideeën en voorstellen serieus genomen worden. Dat geldt niet alleen voor de cliëntenraad maar ook op andere momenten zoals bij de gesprekken over het behandelplan, tijdens ouderbijeenkomsten of bijvoorbeeld huisvergaderingen. Dit verwijst naar een instellingsklimaat waar ouders en jongeren steeds weer merken dat hun mening en hun ervaringen meetellen. Naarmate de medewerkers, onder wie de gezinsvoogden en pedagogische medewerkers, beter over de cliëntenraad zijn geïnformeerd en er het belang van inzien, zullen zij de ouders en jongeren vaker op het bestaan van de cliëntenraad wijzen en hen meer stimuleren om eraan deel te nemen.

Waarom doet iemand eraan mee?
Enkele reacties:

 

 

  • het maakt je mondig en weerbaar
  • samen sta je sterk, als eenling kom je er niet doorheen
  • je kan meedenken en met je ideeën iets doen
  • je ervaart erdoor dat je niet de enige bent met dergelijke problemen
  • het gaat toch om jouw kind en om de kinderen die in de toekomst met de jeugdzorg te maken krijgen


V Vuistregels bij vergaderen.

Vergaderen kent regels. Maar ook moet worden ingespeeld op de situatie zoals die zich voordoet. Dat wil zeggen gebruik maken van de interessen en vaardigheden van de leden en aansluiten bij wat de instelling doet of juist niet doet. De rijtjes en onderscheidingen hieronder kunnen een steun zijn bij het vormgeven van de vergaderingen en bij het vergaderen zelf.

De structuur voor de vergadering:

Voorbereiding

 

  • verzamelen van onderwerpen
  • verspreiden van de agenda

De vergadering zelf

  • opening
    • wie notuleert?
    • wie is aanwezig en wie is afwezig?
  • ingekomen stukken en mededelingen
    • rondje om te horen wat er gemeld moet worden en eventueel aan de agenda toegevoegd (wees voorzichtig met op de vergadering toevoegen aan de agenda: het is mogelijk dat iemand die afwezig is, wel was gekomen als hij op de hoogte was geweest van juist dit vergaderpunt; laat het liever bij een mededeling en zet het punt op de agenda voor de volgende keer)
  • notulen van de vorige keer
    • kloppen de notulen?
    • zijn de besluiten uitgevoerd?
    • wat zijn de ervaringen?
  • de onderwerpen 1, 2, etc.
    • punt voor punt bespreken (zie ook taak voorzitter en de 7 stappen in de besluitvorming)
  • rondvraag
    • wat vond iedereen van de vergadering?
    • Wat moet volgende keer worden besproken?
  • afspraken voor de volgende keer
    • datum, tijd en plaats volgende vergadering (het is handig op een vaste plaats en een vaste tijd te vergaderen en de data voor een heel jaar vast te leggen, dan komen er de meeste mensen)
  • sluiting
    • iedereen bedanken voor zijn of haar inbreng

Voorzitten en andere taken

De voorzitter
Het is de taak van de voorzitter om:

 

  • in overleg met de secretaris de agenda op te stellen
  • er tijdens de vergadering op toe te zien dat ieder agendapunt besproken wordt door:
    • te zorgen dat iedereen zijn vragen erover kan stellen en zijn mening erover geven
    • na een discussie de meningen samen te vatten
    • het besluit te formuleren (dit kan ook zijn: een vraag aan de directeur, de afspraak om meer informatie in te winnen, of er volgende keer op terug te komen)
    • af te spreken wie het uitvoert en voor wanneer
    • af te spreken hoe de afwezigen op de hoogte worden gebracht (het is beter hiervoor een vaste afspraak te hebben, net zoals voor plaats en aanvang van de vergadering)
  • de tijd te bewaken
  • voor het einde van de vergadering de rondvraag te houden zodat iedereen de kans krijgt om te zeggen:
    • hoe hij of zij de vergadering vond
    • wat volgende keer besproken zou moeten worden
  • tijd en plaats van de volgende vergadering te noemen, ook als iedereen dat al weet

De notulist
Schrijft de besluiten op, of maakt een langer verslag dat eindigt met een besluitenlijst.

De secretaris
In overleg met de leden stelt de secretaris een vergaderschema op.
De secretaris zorgt ervoor dat iedereen de agenda en de daarbij behorende stukken op tijd krijgt. (Dat betekent niet dat hij perse zelf moet kopiëren en versturen; het is te hopen dat de cliëntenraad secretariële ondersteuning krijgt. Wel is hij verantwoordelijk voor dit kopiëren en versturen.) Door op de agenda te vermelden wat de vraag of het discussiepunt is, kan iedereen zich goed voorbereiden. Efficiënt vergaderen wordt hierdoor gestimuleerd.

Het doel van een vergaderpunt kan zijn:

 

 

  • informatie geven en krijgen
  • meningsvorming
  • besluiten nemen
  • terug kijken op hoe het is verlopen (zie ook 7 stappen in de besluitvorming)

Omdat het meestal de secretaris is die de post voor de cliëntenraad krijgt, zal hij bij het agendapunt ingekomen post het woord krijgen om te vertellen water binnen gekomen is. De secretaris zorgt ook voor het afhandelen van de post.

De penningmeester
De penningmeester beheert het geld. Hij let er ook op of de kosten de begroting niet overschrijden.
Ieder jaar moet er opnieuw een begroting worden gemaakt. Dit gebeurt aan de hand van het jaarwerkplan.
Er kunnen nog zulke leuke inhoudelijke ideeën zijn, als er geen geld voor is zijn ze moeilijk uit te voeren!

De andere leden
De werkzaamheden zoals het verzorgen van een nieuwsbrief, het contact onderhouden met een afdeling, met ouderraad en jongerenraad, zijn taken die meestal andere leden op zich nemen. Het is goed als iedereen een eigen specifieke taak heeft.
Voor het goed functioneren van de raad en om ervoor te zorgen dat iedereen weet wat hij moet doen, is het belangrijk om ten minste 1 x per jaar de taken van iedereen kort te bespreken:

 

 

  • wat zijn de ervaringen van degene die de taak heeft uitgevoerd?
  • wat is er gebeurd?
  • wat is goed gelopen?
  • wat kan beter?
  • blijft iemand de taak doen of wordt er gewisseld?

Het werkplan
Advies: maak als cliëntenraad per jaar een werkplan waarin staat beschreven wat de cliëntenraad in het komende jaar gaat doen. Het werkplan is een hulpmiddel bij het maken van keuzen en het stellen van prioriteiten.
Vraag voor het maken van het eigen werkplan aan de directie naar hun werkplan. En vraag wanneer de belangrijke stukken zoals de begroting en de plannen voor de komende jaren worden besproken. In het eigen werkplan kan daar dan rekening mee worden gehouden. Hierdoor wordt voorkomen dat de cliëntenraad steeds ‘overvallen’ wordt door adviesvragen van de directie of het gevoel krijgt achter de feiten aan te hollen.

7 stappen in de besluitvorming

De vraag of het probleem is …
Stap 1: vragen stellen
Is voor iedereen duidelijk wat er wordt besproken of moet worden opgelost?
Stap 2: meningen horen
Ieders mening is belangrijk en moet naar voren kunnen worden gebracht.
Stap 3: oplossingen bedenken
Welke oplossingen kunnen we bedenken?
Ook gekke ideeën kunnen de moeite waard zijn om te noemen.
Stap 4: voors en tegens bespreken
Is het voorstel, de oplossing, uitvoerbaar?
Wat moeten we daarvoor nog meer weten?
Stap 5: balans opmaken, besluit nemen
Hoe ver zijn we?
Kan er een voorstel worden geformuleerd?
Kan er een besluit worden genomen?
Stap 6: afspraken maken en notuleren
Wie doet wat?
Stap 7: afspraken controleren
Een volgende vergadering:

 

 

  • Zijn ze uitgevoerd?
  • Wat zijn de ervaringen?
  • Hoe verder?

Enkele moeilijkheden bij de agendavorming

Hieronder staan vier lastige zaken waar de cliëntenraad mee te maken kan krijgen:

 

 

1. een te volle agenda
2. zware adviesvragen en beleidsstukken
3. kritiek van de cliëntenraad die niet serieus wordt genomen
4. een conflict met de directie

 

1) Te veel op de agenda
Als cliëntenraad moet je keuzes maken. Het is onmogelijk om op alles wat zich voordoet in te gaan.Het maken van keuzes voorkomt dat de cliëntenraad steeds achter de feiten aanloopt. Bovendien is er hierdoor tijd voor de onderwerpen die echt belangrijk zijn.
Met een paar duidelijke en goed uitgewerkte adviezen krijgt de cliëntenraad een duidelijker plaats binnen de organisatie, wordt zijn positie duidelijk. Het advies zal respect afdwingen en het geeft de voldoening goed werk te hebben geleverd. En het helpt om de mogelijkheden van de cliëntenraad duidelijk uit te bouwen.
Het kan goed zijn ons te realiseren dat de cliëntenraad adviesrecht en dus geen adviesplicht heeft! De cliëntenraad kan dus afzien van het geven van een advies.

2) Zware adviesaanvragen en beleidsstukken
“Hierbij ons jaarplan …”
“De afdeling kwaliteitsbeleid schreef het volgende stuk …”
“Er moet gereorganiseerd worden, graag uw mening over de volgende voorstellen …”

Het lezen van beleidsstukken vraagt tijd. Bovendien zal het de een makkelijker afgaan dan de ander. Daar komt ook nog bij dat lang niet alle nota’s in heldere duidelijke taal geschreven zijn. En zeker zijn ze niet in jongerentaal geschreven!
Er wordt vaak rijkelijk gebruik gemaakt van vakjargon en afkortingen. De ondersteuner kan hierbij nuttige diensten verrichten. Maar zoals een van hen opmerkte: “Het vertalen van beleidsstukken vind ik altijd een hachelijke zaak. Voor je het weet leg je er te veel je eigen mening in. Of bepaal ik waarover wel en waarover niet in de cliëntenraad gepraat wordt.”

Er komen dus veel dikke, meer of minder heldere stukken in het postvak van de cliëntenraad. Wat ermee te doen? Voordat hij die vraag kan beantwoorden moet de cliëntenraad een beeld van de nota en de gestelde vragen hebben. Dat kan onder andere door:

 

 

  • een toelichting van de ondersteuner
  • de eerste indrukken met elkaar uit te wisselen
  • een of enkele leden te vragen om te bekijken of het stuk belangrijk genoeg is om vanuit cliënten perspectief op te reageren

Een volgende stap is het verzamelen van aanvullende informatie die nodig is voor het uitbrengen van een onderbouwd advies. Dit kan door:

 

 

  • aanvullende stukken
  • schriftelijke vragen
  • nadere toelichting op de voorgelegde voornemens of vragen
  • een gesprek met … tijdens de vergadering
  • nadere informatie inwinnen door een afvaardiging van de cliëntenraad bij …

Hierna volgt de meningsvorming en het formuleren van het advies.
Een punt van overweging is vaak of de cliëntenraad hier anderen bij wil betrekken door bijvoorbeeld:

 

 

  • het onderwerp schriftelijk voor te leggen aan ouders en jongeren
  • te praten met de aanwezige jongerenraad
  • een ouderraad van de betreffende sector er in te kennen
  • een discussiebijeenkomst te houden, eventueel gedeeltelijk op persoonlijke uitnodiging

in combinatie met een algemene oproep

 

 

  • terzake kundigen en/of betrokken medewerkers te raadplegen
  • deskundigen van buiten de instelling om advies te vragen

Het zal duidelijk zijn dat dergelijke procedures niet alleen veel tijd vragen, maar ook een degelijke voorbereiding, omdat de gestelde vraag en de beschikbare informatie voor iedereen duidelijk moeten zijn.

3) Kritiek die niet voldoende serieus genomen wordt
Zowel de opmerking dat er niet geluisterd wordt, als de verzuchting dat het altijd zo lang duurt voor er enig resultaat te zien is, wordt nogal eens gehoord. Wat dan te doen?

 

 

  • een termijn afspreken waarbinnen er moet worden gereageerd
  • de afspraken, vragen en adviezen schriftelijk vastleggen
  • niet te bang zijn om lastig gevonden te worden
  • en hardnekkig volhouden

Naarmate een advies of een plan duidelijker is onderbouwd en breder wordt gedragen, wordt het moeilijker voor een instelling om het naast zich neer te leggen.

De ene cliëntenraad zal er eerder begrip voor opbrengen dat een voorstel nog niet kan worden uitgevoerd dan een anderen. Of een op handen zijnde fusie of reorganisatie voldoende reden is om een besluit uit te stellen of een uitgewerkt plan voorlopig nog maar niet uit te voeren kan alleen aan de hand van de concrete situatie worden beoordeeld.

4) Een conflict met de directie bij een negatief advies van de cliëntenraad
Zoals hierboven al staat, is de directie verplicht om over een aantal zaken advies te vragen aan de cliëntenraad. Maar een advies van de cliëntenraad hoeft de directie niet op te volgen. Na een gesprek waarin de standpunten zijn toegelicht, kan de directie volstaan met een schriftelijke motivering waarom zij het standpunt niet overneemt.

Naarmate het over onderwerpen gaat waar de cliëntenraad meer waarde aan hecht, zal hij zijn argumentatie meer kracht bij zetten. Ook zal de cliëntenraad er minder vrede mee hebben dat het advies niet wordt opgevolgd. De wet geeft dan twee mogelijkheden.

Namelijk de kwestie voorleggen aan een commissie van drie personen waarbij de cliëntenraad en de directie beide een lid aanwijzen. De derde persoon wordt in gezamenlijk overleg door de twee partijen benoemd, of de kwestie voorleggen aan de kantonrechter.

Soms zoekt een raad ook naar andere middelen om zijn stem te laten horen en duidelijk te maken dat hij serieus genomen wil worden.
Voorbeelden hiervan zijn:

 

 

  • Het bestuur van de instelling informeren
  • De bestuurders (ministerie of provincie) en/of de inspectie informeren
  • Steun zoeken bij andere cliëntenbelangengroepen
  • De politiek erbij betrekken

Het zal duidelijk zijn dat als een cliëntenraad deze wegen bewandelt, het betekent dat hij de strijd aangaat met de directie van de eigen instelling. Het is aan de cliëntenraad zelf om daar al dan niet toe te besluiten.

Advies geven

Formeel advies vragen aan de cliëntenraad is gemakkelijk gedaan. Maar of er ook een bereidheid is om het antwoord, de reactie, serieus te nemen? Het komt nogal eens voor dat er om een advies wordt gevraagd, maar dat het besluit eigenlijk al is genomen. Zou het dan niet correcter zijn als de directie dat vermeldt en erbij zegt dat ze graag willen weten wat de cliëntenraad ervan vindt?

Als er door de directie om een advies gevraagd wordt, zijn de volgende punten van belang:

 

 

  • Ga na wat de gestelde vraag is, en wat er met het antwoord gedaan wordt. Gaat het werkelijk om een advies of is in feite het besluit al genomen? (Bijvoorbeeld: de brief waarvan de directie wilde weten of hij zo verstuurd kon worden is al vermenigvuldigd, of, sterker nog: het geld is al besteed).
  • Vraag je af hoeveel tijd er is voor het verkrijgen van aanvullende informatie en het formuleren van het advies of de reactie. Besluit pas daarna of de cliëntenraad op de vraag wil ingaan.
  • Formuleer ook zelf de eigen vragen aan anderen duidelijk. Alleen op een duidelijke vraag kan een duidelijk antwoord gegeven worden.


VI De cliëntraad tussen andere organen en activiteiten

Jongeren en de ouders in één cliëntenraad

Zowel jongeren als volwassenen maken deel uit van de cliëntenraad. Het zijn twee te onderscheiden groepen van cliënten, met zowel gemeenschappelijke als verschillende belangen. Het is niet alleen de ervaring met vergaderen en de manier waarop je onderwerpen wilt aanpakken die verschilt. Ook het beoordelen van problemen en het zoeken naar oplossingen is vaak anders. Ook willen veel jongeren hun eigen mening vormen los van die van de ouders. Dat maakt het samen één raad vormen tot een niet eenvoudig samenspel. Dit kan alleen slagen als er ruimte is voor de verschillen. Bijvoorbeeld door een advies afzonderlijk voor te bereiden. En door bezit te kunnen zijn met onderwerpen waar de eigen groep energie in wil steken. Naarmate jongeren meer ervaring hebben met de vergadercultuur en beter in staat zijn om hun mening onder woorden te brengen zullen ze met meer zelfvertrouwen hun plaats naast de volwassenen innemen.

Volwassenen lopen het gevaar om zich zo vriendelijk en welwillend tot de jongeren te richten dat ze hun eigen mening wegcijferen. Of als andere uiterste, alleen het gesprek tussen volwassenen serieus te nemen waardoor jongeren het toekijken – oftewel het toehoren – hebben.

Een sterke jongerenraad, vertegenwoordigd in de cliëntenraad, kan hierbij een oplossing zijn. De onderwerpen die de jongeren belangrijk vinden kunnen in de jongerenraad besproken en uitgewerkt worden. Jongeren met ervaring in bijvoorbeeld een jongerenraad zijn goed in staat hun ideeën in de cliëntenraad naar voren te brengen. De cliëntenraad kan de voorstellen overnemen of ze als officieel orgaan steunen.

Lang niet alle onderwerpen waar een jongerenraad zich mee bezig houdt zullen via de cliëntenraad aanhangig gemaakt hoeven te worden. Er zijn ook veel zaken die bijvoorbeeld op een bepaalde locatie geregeld moeten worden en niet met de directeur maar met een locatiemanager. Op het moment dat het om onderwerpen gaat die op het niveau van directeur en cliëntenraad besproken moeten worden, kan het zinvol zijn hierbij leden van de jongerenraad uit te nodigen. Dit is zeker wenselijk als de cliëntenraad voor het grootste gedeelte uit volwassenen bestaat.

Jongerenraad en groepsvergadering

Jongeren die op eenzelfde terrein wonen hebben makkelijker contact met elkaar dan als ze verspreid door de stad of regio wonen. Dat laatste is meer en meer het geval, gezien het beleid dat zich richt op kleine wooneenheden, dicht bij huis. En op de vorming van grote multi-functionele organisaties waarin onder één directie of raad van bestuur een groot aantal heel verschillende vormen van hulpverlening is ondergebracht. Het gevolg is dat een cliëntenraad voor veel jongeren een overleg op grote afstand is.

Van veel directer belang zijn huisoverleg of groepsvergaderingen waarbij jongeren en de medewerkers de gang van zaken bespreken en oplossingen zoeken voor datgene wat zich in hun huis voordoet.
Overstijgend aan deze groepsvergaderingen is de jongerenraad. In instellingen waarbij veel groepen op een terrein wonen, functioneren ze vaak erg goed en zijn de leden actief in het behartigen van de belangen van de jongeren.
Voor de cliëntenraad zijn beide, zowel de jongerenraad als de groepsvergadering(en), van grote betekenis als het gaat om het contact met de achterban, omdat:

 

 

  • Er informatie van de jongeren kan worden ingewonnen over de gang van zaken in de betreffende afdeling
  • De jongeren er hun reactie op gestelde vragen kunnen bespreken
  • Bij besluiten en adviezen aan de organisatie de jongeren er hun standpunt kunnen bepalen en hun mening formuleren
  • Jongeren via groepsvergaderingen te interesseren zijn voor deelname aan de cliëntenraad
  • Jongeren er ervaring opdoen in vergaderen, communiceren met medewerkers en besluiten nemen
  • Een gezamenlijk standpunt kan worden ingenomen als er belangrijke beslissingen te nemen zijn

In de ambulante hulp is het contact tussen jongeren veel moeilijker te organiseren.Wat niet wil zeggen dat er in de ambulante hulp geen jongeren zijn, die er geïnteresseerd in kunnen zijn om aan een cliëntenraad deel te nemen.

De cliëntenraad per afdeling (vestiging) in combinatie met jongerenraad en ouderraden

Locale cliëntenraden


Wanneer de instelling een grote regio bestrijkt, met zelfstandig werkende locaties werkt en hulp biedt aan heel uiteenlopende groepen ouders, kinderen en jongeren ontstaat de vraag naar locale cliëntenraden. Het voordeel is het directere contact op de locatie met de locatiemanager. De afstand tot wat er op de eigen locatie gebeurt wordt erdoor verkleind en de herkenbaarheid van de te bespreken onderwerpen vergroot.
Er valt ook veel te zeggen voor een cliëntenraad per sector. Maar het overleg van ouders per sector kan ook worden georganiseerd in de vorm van een ouderoverleggroep, ouderraad of (thema-)bijeenkomsten met ouders.

Voor welke vorm er ook gekozen wordt, er ontstaat een gecompliceerd veld waarbij zich regelmatig de vraag voordoet: Wie bestlist over wat, waar en wanneer.

Misschien is een van de belangrijkste criteria bij de keuze van wel of niet werken met locale raden of de kans vergroot wordt dat:

 

 

  • De betrokkenheid van de cliënten toeneemt
  • De feitelijke invloed wordt vergroot
  • Zichtbaar wordt wat er met de ideeën, adviezen en voorstellen wordt gedaan

Voor eenduidige advisering is het nodig dat er een overkoepelende cliëntenraad is, die met gezag het gesprek kan voeren met de directie. Samen ben je, als het er op aankomt, sterk. Van een onderlinge verdeeldheid maakt een directie of raad van bestuur zeker gebruik op het moment dat men – lastige – adviezen van een cliëntenraad terzijde wil leggen.

Het klachtrecht en de cliëntenraad

De cliëntenraad is niet de instantie om persoonlijke zaken van de individuele cliënt te behartigen noch om zijn klachten te behandelen. Daarvoor is er de, ook door de wet voorgeschreven, klachtenregeling. Iedere instelling moet een klachtprocedure hebben en zowel de jongeren als hun ouders of verzorgers hierover informeren. Allen hebben het recht om een klacht in te dienen. Iedereen moet weten bij wie de klacht kan worden ingediend en wat er daarna mee gebeurt.

Klachten horen dus niet thuis in de cliëntenraad. Maar klachten zijn soms wel een signaal en kunnen verwijzen naar meer algemene problemen. Helemaal voorbij gaan aan klachten kan een cliëntenraad dus niet.

Om te voorkomen dat een cliëntenraad zich uit betrokkenheid bij een cliënt ten onrechte met individuele conflicten bezighoudt, moet de cliëntenraad op de hoogte zijn van het klachtenreglement van de instelling en van de provinciale klachtencommissie. De cliëntenraad kan de cliënt op de klachtenprocedure wijzen.

De cliëntenvertrouwenspersoon

Daarbij is het belangrijk om ook te wijzen op de cliëntenvertrouwenspersoon. De cliëntenvertrouwenspersoon helpt bij het formuleren en het indienen van de klacht.
De cliëntenvertrouwenspersoon is niet in dienst van de instelling maar van een onafhankelijke organisatie zoals het AKJ (Advies- en Klachtenbureau Jeugdzorg voor de Randstad).

De provinciale klachtencommissie

De provinciale klachtencommissie is een onafhankelijke beroepsinstantie voor klachten in de jeugdhulpverlening / jeugdbescherming. Tot deze provinciale klachtencommissie kan men zich wenden als men niet tevreden is over de afhandeling van zijn klacht bij de klachtencommissie van de eigen instelling. Als iemand het dus niet eens is met de uitspraak van de interne klachtencommissie kan hij in beroep gaan bij de provinciale klachtencommissie. Ook heeft hij dit recht als de interne klachtencommissie een klacht weigert te behandelen bijvoorbeeld omdat men verplicht zou zijn eerst een “bemiddelingsgesprek” te voeren, als de interne klachtencommissie niet tijdig reageert op de klacht, als de interne klachtencommissie niet volgens het eigen reglement werkt, als de interne klachtencommissie een vertrouwenspersoon weigert, als degene over wie de klacht gaat zelf in de interne klachtencommissie zit. Dit allemaal geldt niet alleen voor de cliënt maar ook voor voogden, stief- en pleegouders en andere betrokkenen. De provinciale klachtencommissie wordt gevormd door mensen die aan de provincie zijn voorgedragen door de cliëntenbeweging en door de instellingen. Het is een onafhankelijke commissie. Overigens zullen de provinciale klachtencommissie verdwijnen als de Wet op de jeugdzorg de Wet op de Jeugdhulpverlening vervangt (1 januari 2004). Het wordt dan dus nog belangrijker dan het nu al is om zich te wenden tot de Nationale Ombudsman. Als uw klacht over zeer belangrijke zaken gaat, is het van belang de Gedeputeerde die Jeugdzorg in zijn takenpakket heeft, de inspectie en de hoofdinspectie op de hoogte te stellen.

Bij wijziging van de interne regeling van het klachtrecht moet de cliëntenraad om advies worden gevraagd. Het is één van de in de wet genoemde onderwerpen die zonder overleg met de cliëntenraad niet kunnen worden bijgesteld. Grijp in zo’n geval de kans om te proberen OPENBAARHEID van de zittingen waarop de klacht behandeld wordt in het reglement te krijgen.

Cliëntenparticipatie is meer dan een cliëntenraad

Zoals we aan het begin al aangaven, gaat het bij de cliëntenparticipatie om de participatie van cliënten in de vormgeving van de hulpverlening en om hun betrokkenheid bij hun individuele hulpverlening. Voor dit laatste is het recht op informatie en de eigen betrokkenheid bij het behandelingsplan van groot belang. We gaan daar niet verder op in omdat het buiten het bestek van dit onderwerp ligt. We beperken ons tot de participatie van de cliënt bij de vormgeving van de organisatie van de hulpverlening. Er zijn ook andere manieren om hier invloed op uit te oefenen en zijn mening te geven. Genoemd zijn al de ouderraden, jongerenraden en vergaderingen van jongeren en medewerkers ‘op de eigen groep’.
Andere interessante vormen zijn onder meer:

 

 

  • Verbetergroep
  • Peervoorlichting
  • Jongerenraadpleging
  • Cliëntenpanel
  • Training cliëntenparticipatie verzorgd door (ex)cliënten

De cliëntenraad kan ervoor kiezen om samen met de betreffende medewerkers, bijvoorbeeld de functionaris kwaliteitszorg of cliëntenbeleid, deze activiteiten te organiseren, op gang te brengen of de uitkomsten te volgen. In de praktijk blijkt dat bij organisaties die ook gebruik maken van deze vormen er een steeds intensievere wisselwerking tussen cliënten en medewerkers gaat ontstaan. De belangstelling en het begrip voor elkaars standpunt neemt erdoor toe.

Korte toelichting op bovenstaande termen:

Verbetergroepen
De verbetergroep is een methode om jongeren te betrekken bij beleid. In een verbetergroep buigen jongeren en volwassenen zich, op basis van gelijkwaardigheid, over een probleem. De methode bestaat uit het opsporen van knelpunten, het benoemen van oorzaken en het aandragen van oplossingen. Omdat jongeren en volwassenen de oplossing van een probleem gezamenlijk vinden, is er ook voldoende draagvlak voor het uitvoeren van de oplossing. Zo krijgen jongeren een structurele plaats in het evalueren en verbeteren van beleid.

Peervoorlichting
Jongeren informeren jongeren; jongeren verzorgen de voorlichting aan hun leeftijdsgenoten. Ook het voorlichtingsmateriaal wordt samen met de jongeren ontwikkeld.

Jongerenraadpleging
Jongeren raadplegen jongeren; jongeren raadplegen hun achterban over een bepaald onderwerp. De jongeren worden betrokken bij de vraagstelling en getraind op de interview- en communicatievaardigheden.

In Panelgesprekken komen jongeren en / of ouders aan het woord over zaken die voor hen belangrijk zijn.
Met panelgesprekken wordt het volgende bereikt:

 

 

  • er wordt informatie verkregen over de wensen, ideeën, kritiek en tegenstrijdigheden daarin;
  • cliënten worden gestimuleerd om ervaringen uit te wisselen en daarvan te leren;
  • door deelname aan een panelgesprek raken veel jongeren en ouders gemotiveerd om zich in te zetten voor verandering van de hulpverlening

De training cliëntenparticipatie is ontwikkeld en wordt verzorgd door (ex)cliënten onder de titel ‘Mijn leven is jouw werk’. Het doel is om medewerkers meer bewust te maken van de manier waarop zij cliënten bejegenen, van hun rol en hun betekenis voor kinderen, ouders en opvoeders.


VII Ondersteuning en advies

Taak en functie van de ondersteuner

Zoals hierboven staat, is zowel bij de start van de cliëntenraad als bij het eigenlijke werk de steun van de instelling onmisbaar. Die ondersteuning kan op verschillende manieren.
Door:

 

 

  • Secretariële ondersteuning bij onder meer het versturen van de stukken
  • Ondersteuning bij onder andere het voorbereiden, leiden en afwerken van de vergaderingen
  • Adequaat reageren op de voorstellen
  • Belangstelling van medewerkers
  • Een contactpersoon bij het leggen van contacten met onder meer medewerkers

Bijna in alle gevallen heeft de cliëntenraad de beschikking over een of meer vormen van ondersteuning. En terecht, want zonder ondersteuning is het moeilijk je weg te vinden. In de praktijk blijkt, dat een cliëntenraad die adequaat ondersteund wordt door een ondersteuner die hiervoor een aantal uren beschikbaar heeft, een betere kans heeft goed te functioneren dan een cliëntenraad die het zonder moet stellen.

Afhankelijk van het beleid in de instelling is de ondersteuner
-een medewerker uit de instelling met een aantal uren voor deze extra taak
-de staffunctionaris cliëntenbeleid of kwaliteitszorg
-een extern aangetrokken ondersteuner (zoals iemand uit KOG).

In sectoren waar de cliëntenraad al langer bestaat kent men onafhankelijke organisaties zoals de LOC (landelijke organisatie cliëntenraden) voor de verpleeghuizen en verzorgingshuizen, en het LSR (stichting landelijk steunpunt cliëntenraden) voor voorzieningscentra gehandicapten. Deze organisaties hebben cliëntenondersteuners in dienst en waarborgen de kwaliteit van deze werkers.

Voordelen van een interne ondersteuner zijn:

 

 

  • bekendheid met de organisatie, wat het leggen van contacten kan vereenvoudigen
  • kennis van de interne communicatielijnen
  • bekendheid met de ontwikkelingen in de organisatie
  • (soms) kennis van achtergrondinformatie bij de brieven en stukken die bij de cliëntenraad binnenkomen

Deze voordelen kunnen ook nadelen zijn. De ondersteuner kan eenzijdig zijn geïnformeerd. De cliëntenraad kan te makkelijk met de soms beperkte informatie van de ondersteuner genoegen nemen.De directie en andere medewerkers kunnen er ten onrechte van uit gaan dat hun onduidelijk geformuleerde vraag of slordig gegeven informatie door de ondersteuner ‘wel wordt toegelicht’.

Voordelen van externe ondersteuner zijn:

 

 

  • onafhankelijkheid ten opzichte van het beleid van de instelling
  • eenzijdig kunnen meedenken met de cliënten
  • bekendheid met het functioneren van een cliëntenraad
  • geselecteerd zijn op de gevraagde deskundigheid

De taak van de ondersteuner
Tijdens de aanloopfase en het starten van de cliëntenraad neemt de ondersteuner vaak veel initiatieven zoals:

 

 

  • mee vormgeven aan de cliëntenraad
  • leggen van contacten binnen de organisatie
  • geven van adviezen over hoe iets aan te pakken
  • vervullen van taken als notuleren of voorzitten
  • assisteren bij het werven van leden

Nadat de cliëntenraad op gang is gekomen, verschuift zijn rol van begeleider naar assistent van de cliëntenraad. Hij werkt in opdracht van de cliëntenraad. Cliëntenraadsleden zijn vrijwilligers die, in tegenstelling tot de medewerkers, dit werk naast hun andere bezigheden doen. Voor velen van hen betekent het een vrije dag opnemen op hun werk als er overdag een activiteit van de cliëntenraad is.

Belangrijk is dat de ondersteuner

 

 

  • het werk van de raad makkelijker maakt, maar niet de cliëntenraad zijn verantwoordelijkheid uit handen neemt
  • eraan meewerkt dat de cliëntenraad het initiatief houdt
  • zich realiseert dat hij geen lid van de cliëntenraad is en dus ook geen stemrecht heeft of vertegenwoordiger is
  • zich niet verantwoordelijk voelt voor de inhoudelijke beslissingen die de cliëntenraad neemt
  • zich niet door de directie laat gebruiken om de cliëntenraad ‘in goede banen te leiden’
  • zich realiseert dat hij in het begin en door nieuwe leden al gauw gezien kan worden als iemand van de instelling
  • waar nodig helpt om sterke emoties om te zetten in zinvolle stappen

Deskundigheidsbevordering
Op verschillende manieren kan de kwaliteit van de cliëntenraad worden vergroot. Leden kunnen individueel aan een scholing deelnemen, de cliëntenraad kan als geheel een studie- of trainingsbijeenkomst organiseren. Met elkaar gericht stil staan bij wat goed gaat en bij wat minder goed gaat, is niet alleen leerzaam, maar werkt ook motiverend.

Scholings- en deskundigheidsvergrotende activiteiten kunnen bijvoorbeeld gericht zijn op:

 

 

  • vergadervaardigheden
  • vaardigheden zoals het versterken van de contacten met de achterban
  • verhoging van de kwaliteit van de adviezen

Stichting KOG geeft scholing aan cliëntenraden.

Onderlinge uitwisseling van ervaringen
Een andere, doch ook wezenlijke vorm van vergroting van de deskundigheid is de uitwisseling tussen cliëntenraden onderling.
Het JeugdWelzijnsBeraad is een overleg van Jongerenraden van jeugdzorginstellingen.


VIII Wanneer gaat het goed?

Tot slot een aantal punten die maken dat de cliëntenraad goed kan werken. We kijken hierbij zowel naar de cliëntenraad zelf als naar de voorwaarden die we aan de instelling, de directie en de achterban stellen. Het volgende is dus een samenvatting, ook te gebruiken als hulpmiddel bij het gesprek over hoe er in de cliëntenraad wordt gewerkt.

Het gaat met de cliëntenraad goed als hij:

 

 

  • over voldoende actieve leden beschikt
  • zo is samengesteld dat de verschillende werkvormen en voorzieningen vertegenwoordigd worden
  • met niet te veel wisselingen te maken heeft
  • regelmatig en efficiënt vergadert
  • zo geleid wordt dat alle leden weten waarover het gaat en zich uitgenodigd voelen om een eigen bijdrage te leveren
  • op tijd over de noodzakelijke informatie beschikt
  • actief en vindingrijk is in het betrekken van zijn achterban
  • een eigen begroting heeft
  • zijn eigen prioriteiten stelt
  • de tijd neemt om elkaar, de organisatie en zijn achterban te leren kennen
  • op gezette tijden zijn werk evalueert en bijstelt
  • zich niet door de directie laat imponeren
  • ervaart dat zijn adviezen worden overgenomen
  • merkt dat door zijn inzet de inbreng van jongeren en ouders de kwaliteit van de hulpverlening verbetert
  • heldere besluiten neemt
  • concrete, benoembare resultaten worden behaald

Dit is alleen mogelijk als de instelling, dus de medewerkers en in ieder geval de ouders:

 

 

  • ervan overtuigd zijn dat de cliëntenraad een belangrijke en onmisbare bijdrage levert
  • geïnteresseerd zijn in de opmerkingen en commentaren van de cliëntenraad
  • actief ingaan op de meningen en vragen van de cliëntenraad
  • zowel praktisch als inhoudelijk ondersteunen
  • jongeren en ouders op heel verschillende manieren bij de meningsvorming en uitvoering van het werk betrekken
  • heldere en inzichtelijke informatie geven over de gang van zaken, de problemen en de dilemma’s

Wat betreft de directie is het nodig dat deze:

 

 

  • de cliëntenraad op tijd en duidelijk informatie geeft
  • niet alleen helder aangeeft wat de vraag is en waarom die belangrijk is,
  • aar ook wat er met het antwoord gedaan wordt
  • zich aan de gemaakte afspraken houdt
  • er bij het vragen om advies rekening mee houdt dat de cliëntenraad zijn achterban wil raadplegen
  • snel en adequaat op voorstellen reageert
  • regelmatig vergadert met de cliëntenraad
  • voor een reëel budget zorgt
  • zowel de medewerkers als de jongeren en de ouders in hun eigen positie en bevoegdheden royaal erkent

De cliëntenraad is voor een goed functioneren ook afhankelijk van zijn achterban: ouders en jongeren.
Van hen wordt verwacht dat zij:

 

 

  • actief reageren op vragen en voorstellen van de cliëntenraad
  • de cliëntenraad aanspreken
  • meedoen met de diverse vormen van participatie in de instelling

Voor allen geldt dat:

 

 

  • men zich moet realiseren dat het om een wezenlijk veranderingsproces gaat dat ook een leerproces is
  • men elkaar de ruimte moet geven om dit leerproces aan te gaan
  • er op gezette tijden aandacht en tijd moet zijn om de hierboven genoemde punten te bespreken en waar nodig verbeteringen aan te brengen
  • bij werkelijke wederzijdse belangstelling voor en erkenning van ieders eigen inbreng en eigen rol zowel de wederzijdse waardering als het plezier in eigen werk en taak toeneemt
  • de kwaliteit van de hulpverlening verbetert, wat in het belang van allen is


WET OP DE JEUGDZORG, hoofdstuk XI MEDEZEGGENSCHAP

De tekst komt op hoofdlijnen overeen met de tekst in de huidige Wet op de Jeugdhulpverlening. Belangrijk is dat wordt uitgegaan van het Bureau Jeugdzorg (“stichting” genoemd) en van de zogenoemde zorgaanbieders. Verder vallen pleegouders niet meer onder het begrip cliënt. In de wet staan overgangsbepalingen waarin is vastgelegd binnen hoeveel maanden na het van kracht worden van de wet iedere instelling aan deze regels moet voldoen.

Artikel 58

1. De stichtingen en de zorgaanbieders, …, stellen een cliëntenraad in, die binnen het kader van hun doelstelling de gemeenschappelijke belangen van de cliënten behartigt. De verplichting tot het instellen van een cliëntenraad geldt voor een zorgaanbieder ten aanzien van elke door hem in stand gehouden zorgeenheid. Een zorgaanbieder kan deze verplichting ook nakomen door instelling van een cliëntenraad die voor meer dan een door hem in stand gehouden zorgeenheid werkzaam is.
2. De stichtingen en de zorgaanbieders regelen schriftelijk:

 

 

  • het aantal leden van de cliëntenraad, de wijze van benoeming, welke personen tot lid kunnen worden benoemd en de zittingsduur van de leden;
  • de materiële middelen waarover de cliëntenraad ten behoeve van zijn werkzaamheden kan beschikken.

3. De in het tweede lid bedoelde regeling is zodanig dat de cliëntenraad:

 

 

  • redelijkerwijze representatief kan worden geacht voor de cliënten en
  • redelijkerwijze in staat kan worden geacht hun gemeenschappelijke belangen te behartigen.

4. In de cliëntenraad wordt voorzien in tenminste twee plaatsen voor jeugdigen, tenzij kan worden aangetoond dat dit niet aangewezen is.
5. De cliëntenraad regelt schriftelijk zijn werkwijze met inbegrip van zijn vertegenwoordiging in en buiten rechte.
6. De kosten van het door de cliëntenraad voeren van rechtsgedingen als bedoeld in artikel 66, vierde lid, komen slechts ten laste van de stichting of de zorgaanbieder indien deze van de te maken kosten vooraf in kennis is gesteld.
7. Na vaststelling van de in het tweede lid bedoelde regeling treft de stichting of de zorgaanbieder die voorzieningen die op grond van die regeling noodzakelijk zijn voor de benoeming van de leden van de cliëntenraad. Zij treffen de bedoelde voorzieningen opnieuw telkens wanneer de cliëntenraad gedurende twee jaren niet heeft gefunctioneerd wegens het ontbreken van het in de regeling vastgestelde aantal leden.

Artikel 59

1. De stichtingen en de zorgaanbieders stellen de cliëntenraad in ieder geval in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit dat de stichting of een of meer der door een zorgaanbieder in stand gehouden zorgeenheden betreft, inzake:

 

 

a. een wijziging van de doelstelling of grondslag;
b. het overdragen van de zeggenschap of fusie of het aangaan of verbreken van de samenwerking met een andere zorgaanbieder;
c. de gehele of gedeeltelijke opheffing, verhuizing of ingrijpende verbouwing van de accommodatie waarin de zorg wordt geboden;
d. een belangrijke wijziging in de organisatie;
e. een belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden;
f. het benoemen van personen die rechtstreeks de hoogste zeggenschap zullen uitoefenen bij de leiding van de arbeid;
g. de begroting en de jaarrekening;
h. het algemeen beleid inzake de toelating van cliënten en de beëindiging van de hulpverlening aan cliënten;
i. voedingsaangelegenheden van algemene aard en het algemene beleid op het gebied van de veiligheid, de gezondheid of de hygiëne en de geestelijke verzorging van en de maatschappelijke bijstand aan cliënten;
j. de systematische bewaking, beheersing of verbetering van de kwaliteit met betrekking tot de aspecten: te hanteren methodieken, organisatie, professionaliteit en materiële voorzieningen ;
k. de vaststelling of wijziging van een regeling inzake de behandeling van klachten van cliënten en het aanwijzen van personen die belast worden met de behandeling van klachten;
l. wijziging van de regeling, bedoeld in artikel 58, tweede lid, en de vaststelling of wijziging van andere voor cliënten geldende regelingen;
m. recreatiemogelijkheden en ontspanningsactiviteiten voor jeugdigen;
n. wijziging van een werkplan, voor zover het aangelegenheden betreft die niet reeds zijn begrepen onder a tot en met k en m en o;
o. het belasten van personen met de leiding van een onderdeel van het zorgaanbod, waarin gedurende het etmaal zorg wordt verleend aan jeugdigen die in de regel in de zorgeenheid verblijven.

2. Het advies wordt op een zodanig tijdstip gevraagd dat het wezenlijk van invloed kan zijn op het te nemen besluit.
3. De cliëntenraad is bevoegd de zorgaanbieder ook ongevraagd te adviseren inzake de in het eerste lid genoemde en andere onderwerpen, die voor de cliënten van belang zijn.
4. Ingeval een zorgaanbieder meer dan een cliëntenraad heeft ingesteld en bovendien één cliëntenraad die alle door hem in stand gehouden zorgeenheden omvat, bevat de regeling, bedoeld in artikel 58, tweede lid, tevens een voorziening waardoor de in dit hoofdstuk bedoelde verplichtingen en bevoegdheden slechts behoeven te worden nagekomen jegens en kunnen worden uitgeoefend door één cliëntenraad.

Artikel 60

 

 

  1. De stichtingen en de zorgaanbieders nemen geen van een schriftelijk uitgebracht advies afwijkend besluit dan nadat daarover, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, ten minste eenmaal met de cliëntenraad overleg is gepleegd.
  2. De stichtingen en de zorgaanbieders doen van een besluit inzake een onderwerp waarover de cliëntenraad schriftelijk advies heeft uitgebracht, schriftelijk, en voor zover zij van het advies afwijken onder opgave van redenen, mededeling aan de cliëntenraad.


Artikel 61

 

 

  1. De stichtingen en de zorgaanbieders verstrekken de cliëntenraad tijdig, en desgevraagd, schriftelijk alle lichtingen en gegevens die deze voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft.
  2. Zij verstrekken de cliëntenraad voorts tenminste eenmaal per jaar mondeling of schriftelijk algemene gegevens omtrent het beleid dat in het verstreken tijdvak is gevoerd en in het komende jaar zal worden gevoerd.

Artikel 62

 

 

  1. De stichtingen en de zorgaanbieders kunnen aan de cliëntenraad schriftelijk verdergaande bevoegdheden dan de in dit hoofdstuk genoemde bevoegdheden toekennen.
  2. Zij stellen de cliëntenraad in de gelegenheid advies uit te brengen over een voornemen een besluit te nemen als bedoeld in het eerste lid en over het voornemen een zodanig besluit te wijzigen. Artikel 60 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 63

 

 

  1. De zorgaanbieders, indien deze een rechtspersoon is als bedoeld in artikel 3 van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, voorzien in de statuten in een regeling die waarborgt dat de cliënten invloed kunnen uitoefenen op de samenstelling van het bestuur. De regeling houdt ten minste in dat één bestuurslid wordt benoemd op bindende voordracht van de cliëntenraad of de cliëntenraden, tenzij deze van de mogelijkheid een voordracht te doen geen gebruik heeft onderscheidenlijk hebben gemaakt.
  2. Het eerste lid is niet van toepassing als het bestuur uit één of meer personen die deze functie uitoefent onderscheidenlijk uitoefenen op grond van een arbeidsrelatie waaraan een geldelijke beloning is verbonden. In dat geval is het eerste lid van overeenkomstige toepassing op de samenstelling van het orgaan dat belast is met het toezicht op of de goedkeuring van besluiten van het bestuur.

Artikel 64

De stichtingen en de zorgaanbieders stellen jaarlijks een schriftelijk verslag op over de wijze waarop door hen dit hoofdstuk is toegepast.

Artikel 65

1. De stichtingen en de zorgaanbieders maken binnen tien dagen na vaststelling openbaar:
het jaarverslag;

 

 

a. op schrift gestelde uitgangspunten voor het beleid, waaronder begrepen de algemene criteria, welke bij de uitvoering van de taken onderscheidenlijk de zorgverlening worden gehanteerd;
b. de notulen dan wel de besluitenlijst van de vergaderingen van het bestuur dan wel in de gevallen bedoeld in artikel 63, tweede lid, van het daar bedoelde orgaan, voor zover deze algemene beleidszaken betreffen;
c. een regeling inzake de behandeling van klachten en van andere voor cliënten geldende regelingen, alsmede een regeling als bedoeld in artikel 58, tweede lid;
d. het verslag, bedoeld in artikel 64.

2. De openbaarmaking geschiedt door de stukken voor cliënten ter inzage te leggen en hun op verzoek daarvan afschriften te verstrekken.
3. Van de terinzagelegging wordt mededeling gedaan op de bij de stichting of de zorgaanbieder voor het doen van mededelingen aan cliënten gebruikelijke wijze.
4. Voor het op verzoek verstrekken van afschriften kan een tarief in rekening worden gebracht, ten hoogste gelijk aan de kostprijs, tenzij de Wet openbaarheid van bestuur van toepassing is.

Artikel 66

1. De stichtingen en de zorgaanbieders stellen in overeenstemming met de cliëntenraad of cliëntenraden een uit drie leden bestaande commissie van vertrouwenslieden in, waarvan één lid door henzelf wordt aangewezen, één lid door de cliëntenraad of cliëntenraden kan worden aangewezen, en één lid door beide gezamenlijk wordt aangewezen.
2. De vertrouwenscommissie heeft tot taak te bemiddelen en zonodig een bindende uitspraak te doen op verzoek van de cliëntenraad, indien de stichting of de zorgaanbieder ten aanzien van een onderwerp, genoemd in artikel 59 eerste lid, onder k en l, waarover de cliëntenraad schriftelijk advies heeft uitgebracht, een van dat advies afwijkend besluit wenst te nemen.
3. De stichtingen en de zorgaanbieders kunnen, in afwijking van het eerste lid, een door een of meer cliëntenorganisaties, een of meer stichtingen of een of meer organisaties van zorgaanbieders ingestelde commissie van vertrouwenslieden aanwijzen voor de vervulling van de in het tweede lid bedoelde taak.
4. De cliëntenraad en iedere cliënt van de stichting of de zorgaanbieder kan de kantonrechter van de rechtbank van het arrondissement waarin de woonplaats van de stichting of de zorgaanbieder is gelegen, schriftelijk verzoeken de stichting of de zorgaanbieder te bevelen de artikelen 58, 61, tweede lid, 63 en 65 en het eerste lid, na te leven. Een verzoeker die niet vooraf schriftelijk aan de stichting of de zorgaanbieder heeft verzocht te handelen overeenkomstig hetgeen in het verzoekschrift wordt verzocht en deze daarbij niet een redelijke termijn heeft gegeven om aan dat verzoek te voldoen, wordt niet-ontvankelijk verklaard.
5. De kantonrechter kan in zijn beschikking aan de stichting of de zorgaanbieder de verplichting opleggen bepaalde handelingen te verrichten of na te laten.
6. De derde titel van het eerste boek van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering is van overeenkomstige toepassing.

Opmerkingen bij de wet:

 

 

 

  • De wet heeft gekozen voor een ruime invulling van het begrip cliënt. In ieder geval zijn dat de jeugdige zelf, de ouders en/of stiefouders. Daarnaast kunnen andere direct belanghebbenden cliënt zijn, bijvoorbeeld grootouders of goede kennissen. De wet heeft geen strakke grens vastgelegd.
  • De uitvoerder is wettelijk verplicht om een cliëntenraad te installeren. Daarvoor zal de uitvoerder een reglement voor de cliëntenraad moeten vaststellen en alles in het werk stellen om leden voor de cliëntenraad te vinden. Wanneer er niet voldoende belangstelling is, zal de uitvoerder steeds weer moeten aantonen welke inspanningen geleverd zijn om alsnog tot een cliëntenraad te komen. De wetgever verwacht van de uitvoerder dat ook onderzocht is waarom de cliëntenraad niet van de grond is gekomen. De bedoeling is dat de uitvoerder hier lering uit trekt.
  • De wet eist dat de cliëntenraad representatief is voor de cliënten en zodoende in staat kan worden geacht hun gemeenschappelijke belangen te behartigen.
  • De wet verplicht om schriftelijk aan te geven: aantal leden, wijze van benoeming, zittingsduur en voorwaarden om tot lid te kunnen worden benoemd. De samenstelling en de grootte van de cliëntenraad zijn dus vrij voor de stichting. Is de cliëntenraad eenmaal ingesteld, dan kan hij uiteraard ook advies uitbrengen over gewenste wijzigingen in de regeling over zijn samenstelling.
  • De cliëntenraad dient redelijkerwijze in staat te zijn de gemeenschappelijke belangen te behartigen, en de uitvoerder of instelling moet de cliëntenraad daartoe in de gelegenheid stellen. De uitvoerder moet, op basis van de wet, schriftelijk vastleggen over welke materiele middelen de cliëntenraad voor zijn werkzaamheden kan beschikken. Wat dit kan inhouden is aan de vrije beoordeling van de uitvoerder overgelaten. Te denken valt aan: het gebruik maken van voorzieningen van de uitvoerder, secretariële ondersteuning en een budget.

Wat vroeger verschillende organisaties waren, zoals het Medisch Kleuter Dagverblijf, het Boddaert Centrum, de crisisopvang en het Kamer Trainingscentrum voor oudere jeugd, zijn inmiddels met elkaar gefuseerde instellingen.

In één cliëntenraad zitten dus vertegenwoordigers van heel verschillende vormen van hulp. Daarnaast is ieders persoonlijke geschiedenis en beleving van het feit dat hij op de jeugdzorg is aangewezen erg verschillend. Voor een aantal ouders is het gedwongen hulp omdat zij via de Raad voor de Kinderbescherming een justitiële maatregel opgelegd hebben gekregen. Voor anderen is het vrijwillige hulp op eigen initiatief. Het beeld van de jeugdzorg en dus het vertrouwen of wantrouwen naar de hulpverleners wordt ook sterk gekleurd door persoonlijke ervaringen met de individuele hulpverleners.

Een cliëntenraad krijgt hiermee te maken. Ook al gaat het in de cliëntenraad niet om de individuele problemen, de eigen beleving en geschiedenis zullen doorklinken in het overleg en de oplossingen waar men iets van verwacht. Met als gevolg dat een deel van de leden van de cliëntenraad met wantrouwen naar de jeugdzorg kijkt, terwijl anderen dat juist met vertrouwen doen.
Daarnaast heeft men ook met verschillen te maken omdat:

 

 

 

  • De leden een representatieve afspiegeling moeten zijn en dus met een heel verschillende achtergrond deelnemen
  • De instellingen uit verschillende subafdelingen kunnen bestaan
  • De afdelingen over een of meer regio’s verspreid kunnen zijn
  • De interesse, betrokkenheid en belangen van jongeren en ouders verschillend kunnen zijn

Bureau Jeugdzorg

In de toewijzing van de hulp gaan de Bureaus Jeugdzorg een steeds duidelijker plaats krijgen.
De geboden hulp kan men onderscheiden in:

 

 

  • Steun, informatie en hulp om problemen (verder) te voorkomen, dus de op preventie gerichte programma’s
  • Lichte vormen van hulp (licht ambulant)
  • Intensieve ambulante hulpverlening
  • Hulpverlening die meerdere uren op een dag betreft, zoals de MKD’s en Boddaert centra bieden
  • De zogenoemde 24 uurs voorzieningen, zoals de behandelgroepen en kamertrainingscentra

Het zijn de Bureaus Jeugdzorg die vaststellen of een van de intensievere vormen van hulp wenselijk is en dus voor financiering in aanmerking komt.

In de Wet op de jeugdzorg zijn de (gezins-)voogdij instellingen onderdeel van de Bureaus Jeugdzorg.

Wat betekenen de ontwikkelingen voor de cliëntenraden?

1. De bestaande cliëntenraden van de (gezins-)voogdij instellingen krijgen door fusies met een Bureau Jeugdzorg te maken. Op welke manier zij hierbij de eigen belangen van de gvi’s kunnen blijven behartigen, zal een punt van onderhandeling moeten zijn.
2. Alle Bureaus Jeugdzorg moeten een cliëntenraad hebben. Naar verwachting zal er in de toekomst in iedere provincie één Bureau Jeugdzorg zijn met een aantal regionale vestigingen. Of dit gaat betekenen dat er regionale cliëntenraden komen zal de toekomst moeten leren.
3. De cliëntenraad van een Multi Functionele Organisatie krijgt te maken met heel verschillende belangen. Als consequentie hiervan zal de betreffende cliëntenraad:

 

 

  • Zich op de hoogte moeten stellen van de verschillende vormen van hulpverlening die deel uitmaken van de voorziening
  • Zich enigermate willen verdiepen in de algemene ontwikkelingen in de jeugdzorg
  • Te maken krijgen met heel uiteenlopende onderwerpen waarbij eventueel bestaande ouderraden, jongerenraad en groepsvergaderingen een belangrijke rol kunnen spelen

Naarmate de MFO’s groter worden, kan de behoefte aan cliëntenraden op locatie toenemen. Ook in de gezondheidszorg zien we deze ontwikkeling. Hoe dit zich verhoudt tot de eerder genoemde jongerenraden, ouderraden, oudergespreksgroepen en groepsvergaderingen, zal moeten blijken. Of het lukt de overlegvormen en verdeling van taken zo doorzichtig te laten zijn dat de stem van de cliënt beter gehoord wordt, zal richtlijn en ijkpunt moeten zijn in deze ontwikkelingen.

Raad voor de kinderbescherming

De Raad voor de kinderbescherming wordt door de wetgever niet verplicht om een cliëntenraad in te stellen. Toch is er in regio Zuid-West in november 2001 als experiment een cliëntenraad gestart. In 2003 zullen de ervaringen worden geëvalueerd.

De justitiële inrichtingen

De (gesloten) justitiële inrichtingen, die net als de Raad voor de kinderbescherming, onder het Ministerie van Justitie vallen, zijn ook niet verplicht om een cliëntenraad in te stellen. Ze zijn er ook niet. Rechten en plichten zijn wel duidelijk vastgelegd.

Bijzondere vormen van jongerenparticipatie zijn terug te vinden in de regelmatige uitwisseling van jongerenraden (Jeugdwelzijnsberaad) en jongeren in de pleegzorg (JIP).

Enkele literatuurverwijzingen

Baas en Koolen; Eindrapport, Project cliëntenparticipatie in de jeugdzorg; RPCP Zuidoost-Brabant (2001)
Baas en Koolen; Draaiboek, Cliëntenparticipatie in de jeugdzorg; RPCP Zuidoost-Brabant (2001)
Bekkers en Rutjes; Van Wet naar Werkelijkheid, Cliëntenraden in de Brabantse jeugdzorg; PON (2002)
Gualthérie van Weezel; Meepraten, participatie in de jeugdzorg door groepsvergaderingen; Collegio (2001)
Gualthérie van Weezel; Ik wil meepraten, vergadertips voor jongeren; Collegio (2001)
Holmes en Kriek; Evaluatie klachtrecht en medezeggenschap in de jeugdhulpverlening en de jeugdbescherming, eindrapportage; Research voor Beleid (2002)
Jumelet; Impuls voor integraal cliëntenbeleid; Stichting Alexander (2002)
Meerdink; Weet u waarom ik hier ben? Kinderen en jongeren over de kwaliteit van het primaire proces van de (semi-)residentiële hulpverlening; Wesp (1999)
Ruyter en Kayzer; Mijn cliëntenraad is een juweel in de organisatie. Rapport cliëntenbetrokkenheid bij kwaliteitsbeleid in de jeugdzorg; Commissie kwaliteitszorg in de jeugdzorg (2002)